Identificar problemas é crucial para uma gestão orientada em resultados. É verdade que quando o problema está bem identificado e definido é mais fácil encontrar soluções. Por exemplo, quando o empresário pretende exportar produtos para fora de Portugal.

Contudo, há problemas que nem sempre são óbvios, por exemplo, quando uma empresa tem um bom volume de resultados mas está a reduzir o seu net cash-flow. Nestes casos, torna-se crucial investir algum tempo na identificação do problema, o que normalmente requer uma abordagem abrangente. Neste caso, um vetor de identificação consiste na revisão de métricas empresariais e dados de desempenho, por exemplo, de áreas que não estão a atingir os objetivos estabelecidos. Adicionalmente, estabelecer relações de feedback com  clientes, potenciais clientes, funcionários e outros stakeholders é crucial. Por fim, a comparação do desempenho da empresa com padrões e práticas da indústria ou até com concorrentes, também é importante na identificação de potenciais problemas.

Neste passo, necessitamos perceber o que causou o problema, como o problema se apresenta atualmente, e o grau de urgência em abordar esta questão. Em termos gerais, é necessário uma análise da causa do problema através de uma redução a principios elementares, utilizando métodos como os "5 Porquês" ou o Diagrama de Ishikawa para descobrir as causas subjacentes dos problemas, juntamente com o desenvolvimento de uma declaração de problema clara e concisa que encapsula a questão, o seu impacto e a necessidade da sua resolução. Por vezes, em problemas macro (mais gerais), pode ser utilizada uma análise SWOT para entender o contexto mais amplo do problema.

A estruturação do problema requer a divisão deste em partes menores e mais geríveis, sendo crucial identificar as partes mais críticas que necessitam de atenção imediata. Finalmente, priorizar problemas implica perceber a relação oposta entre "impacto" e "esforço", para avaliar os problemas com base no impacto da sua resolução em relação ao esforço necessário, numa aplicação implicita do Princípio de Pareto. Se for o caso, neste passo procuraremos analisar com o cliente de que forma os interesses de diversas partes envolvidas para entender as necessidades e influências variadas dos diferentes stakeholders.