A comunicação da admissão de trabalhadores/as ou estagiários/as à Segurança Social deve ser efetuada até à véspera da entrada ao serviço, indicando o nome completo, NISS (se aplicável), data de início da atividade e NISS da entidade empregadora.
-Caso a comunicação seja feita no próprio dia da admissão, existe lugar a coima.
- Se a comunicação for feita apenas após 24 horas, as coimas aplicáveis aumentam significativamente, sendo consideradas contraordenações muito graves (ver tabela abaixo).
Se o/a trabalhador/a estiver a receber Subsídio de Desemprego ou de Doença, a falta de comunicação é automaticamente considerada muito grave, podendo a entidade empregadora ser responsabilizada pela devolução de subsídios e ficar impedida de aceder a apoios ou reduções contributivas por 2 anos.
Nos casos mais graves, quando a comunicação não seja efetuada dentro de 6 meses após o prazo legal (ou seja, os 15 dias antes do início do contrato), pode ser aplicada pena de prisão até 3 anos ou coima até 360 dias
Se a entidade empregadora conseguir provar que não sabia que o/a trabalhador/a ou estagiário/a estava a receber Subsídio de Desemprego ou Subsídio de Doença, a coima pode ser reduzida para metade.
Se não for feita a comunicação no prazo legal, a Segurança Social presume que o/a trabalhador/a iniciou funções no 1.º dia do 12.º mês anterior à deteção da falha.
Além disso:
-O tempo não comunicado não conta para efeitos de apoios nem benefícios até regularização.
-Se o/a trabalhador/a estava a receber subsídio, considera-se que acumulou salário e subsídio em simultâneo. Nesse caso, terá de devolver os montantes indevidos e, se não o fizer, a entidade empregadora é responsável por essa devolução, se o/a trabalhador/a não pagar (a não ser que prove que não sabia da situação).
Para provar esse desconhecimento, podem ser apresentadas declarações do trabalhador ou da Segurança Social, que devem ser pedidas no momento da admissão.
The communication of the admission of employees or interns to Social Security must be carried out no later than the day before the start of work, indicating the full name, Social Security Identification Number (NISS, if applicable), start date of the activity, and the employer’s NISS.
- If the communication is made on the actual day of admission, a fine applies.
-If the communication is made only after 24 hours, the applicable fines increase significantly and are considered very serious offences (see table below).
If the employee or intern is receiving Unemployment Benefit or Sickness Benefit, the failure to communicate is automatically considered a very serious offence. In such cases, the employer may be held liable for the repayment of benefits and may be barred from accessing hiring incentives or contribution reductions for 2 years.
In the most serious cases, where communication is not made within 6 months after the legal deadline (i.e., 15 days before the start of the contract), a prison sentence of up to 3 years or a fine of up to 360 days may be applied.
If the employer can prove that they were unaware that the employee or intern was receiving Unemployment or Sickness Benefit, the fine may be reduced by half.
If the communication is not made within the legal deadline, Social Security presumes that the employee or intern started work on the 1st day of the 12th month prior to the detection of the omission.
In addition:
-The unreported period does not count for the purposes of subsidies or benefits until regularised.
- If the employee or intern was receiving a benefit, it is considered that they accumulated both salary and benefit simultaneously. In such cases, they must repay the unduly received amounts and, if they fail to do so, the employer is held liable for this repayment (unless the employer proves they were unaware of the situation).
To prove this lack of knowledge, written declarations from the employee or from Social Security may be presented. These should be requested at the time of admission.
